Cos’è la fatturazione elettronica, obblighi e stato dell’arte

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale, introdotta con la legge finanziaria 2008, in cui l’Unione Europea (EU) invita gli Stati membri a prevedere un quadro normativo e tecnologico adeguato a gestire in maniera elettronica tutto il sistema di fatturazione e controllo fiscale.

Fattura elettronica, normativa e vantaggi

La genesi di questa evoluzione del “modo di fare” fattura è da individuare, a livello europeo, nell’adozione e recepimento della Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici. In questa Direttiva si può osservare come siano analoghi gli obiettivi che sono stati poi alla base della FatturaPA, e che possono essere riassunti in questi due punti:

• generare risparmi derivanti da un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e, conseguentemente, avere una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica;
• dematerializzazione i processi delle imprese, tale punto porta ad un generale incremento della competitività del sistema paese con benefici che sono decisamente superiori al semplice incremento efficienza degli adempimenti fiscali. Inoltre, anche in ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, appare come un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese che troveranno nell’adesione al piano Industria 4.0 la concretizzazione della gestione digitale della produzione (di beni e servizi).

La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi (no data entry manuale, no errori registrazioni, no smarrimenti),  ridotto rischio falsi e duplicazioni (riconciliazione automatica dei dati e processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti) e riduzione errori nei pagamenti e riduzione dei tempi medi di pagamento.

La fatturazione elettronica permette di inviare e ricevere fatture senza dover stampare sulla carta nessuna fattura, e quindi azzera completamente qualsiasi costo di stampa, eventuale spedizione, e poi i costi di marca da bollo e di uno spazio fisico in cui conservare le fatture cartacee. Insomma, una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica, e di compilarle e mandare a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice, virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

Esistono software che permettono in maniera molto semplice e intuitiva di gestire tutte le fatture in formato elettronico, agevolando quindi il compito di gestione della fatturazione aziendale, oltre che aiutare a contrastare l’evasione fiscale.

Fatturazione elettronica verso la PA (Pubblica Amministrazione)

Una fattura elettronica può essere emessa verso la PA (pubblica amministrazione) e in questo senso c’è l’obbligo previsto nella legge di bilancio 2018 che obbliga all’utilizzo della fatturazione elettronica tutti i soggetti IVA, con l’obiettivo principale di combattere in maniera efficace le frodi fiscali e l’evasione fiscale di qualsiasi soggetto. Il nuovo obbligo di fatturazione elettronica interessa infatti tutti i soggeti con partita IVA.

Obblighi di fatturazione elettronica per le pubbliche amministrazioni

La Direttiva introduce degli obblighi solo in capo alle pubbliche amministrazioni europee, rendendo obbligatoria la ricezione di fatture elettroniche se in conformità con lo standard e con una qualsiasi delle sintassi presenti nell’elenco ristretto predisposto dal CEN. La Direttiva prevedeva un certo numero di passaggi da attuare, ora tutti compiuti, prima della fase di recepimento da parte degli Stati membri dell’Unione Europea, e più precisamente:

• Predisposizione di uno standard, Norma Europea (EN) da parte del CEN, di un elenco ristretto di sintassi, della relativa mappatura sintattica e altri documenti che sono stati formalizzati dalla Commissione in una richiesta di normazione. Le attività sono state assegnate al comitato CEN/TC 434 on electronic invoicing e sono state completate.
• Verifica della effettiva utilizzabilità della Norma Europea, da parte della Commissione, in particolare rispetto ai criteri di praticità, facilità d’uso e possibili costi di attuazione. Questa attività ha portato alla pubblicazione della “Relazione della Commissione al Parlamento Europeo e al Consiglio sulla valutazione della norma europea sulla fatturazione elettronica”.
• Pubblicazione, sulla Gazzetta ufficiale UE, del riferimento alla Norma Europea data dalla quale inizia a decorrere inizia il termine di 18 mesi entro i quali tutti i gli Stati membri devono recepire ed attuare tale Norma, pertanto il termine da cui sarà obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni europee di ricevere ed elaborare fatture elettroniche che rispettino conformità ad una Norma Europea (standard) e ad una delle sintassi di un elenco ristretto. Sarà possibile una eventuale proroga di ulteriori 12 mesi solo per le Pubbliche Amministrazioni locali.

In Italia si è scelta la strada di adottare un formato proprietario nazionale, FatturaPA, in quanto era prioritario avere una adesione massiccia all’adempimento rapido, infatti obbligatorio per legge, al fine di ottenere subito una parte dei benefici possibili.

A mio giudizio tale scelta è stata premiante, infatti si può vedere che l’avvio della fattura elettronica tra privati, opzionale e non obbligatorio, è stato un insuccesso perché solo l’1% delle imprese vi ha aderito.

Fatturazione elettronica tra privati, come funziona

Inoltre dal primo Luglio 2016 è possibile scambiare fatture elettroniche tra privati. Il ministero dell’Economia e delle finanze prevede di estendere l’obbligo di fatturazione elettronica anche tra privati dal 1° gennaio 2019. Si discute tuttavia della fattibilità di tale operazione, o se sia necessario estendere il margine temporale. Le piccole partite Iva tuttavia cercano di sfuggire all’obbligo di fatturazione elettronica. Per il momento i possessori di partita IVA con regime dei minimi o con regime forfettario sono esenti dall’obbligo.

L’intento del governo di estendere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra privati e b2b a partire dal 2019 sarà uno dei più importanti tentativi di lotta all’evasione fiscale.

Gli enti interessati alla fattura elettronica e alla conservazione sostitutiva devono sapere che i dati sono normati ad arte e che la trasmissione della fattura elettronica è molto più rapida di quella di carta, di modo che emettere fattura verso enti pubblici o privati diventa più semplice di prima, e comporta risparmio sui costi. Le manovre fiscali relativamente alla emissione telematica delle fatture elettroniche, regolate da una legge sul tema, fa sì che la normativa preveda degli obblighi di scambio della fattura, e che questa debba essere emessa in formato elettronico.

Di seguito tutti gli aggiornamenti sulla Fatturazione elettronica e su come il governo, le aziende e la pubblica amministrazione si stanno muovendo in questo senso.

Le scadenze della fattura elettronica b2b tra privati

Ma veniamo ora ad esaminare le novità riguardanti la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati.

Tale richiesta è stata motivata dalla volontà di:

• incrementare capacità dell’Amministrazione Finanziaria di prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, il cui gap è particolarmente elevato nel nostro paese;
• aumentare la semplificazione fiscale;
• ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie ad una maggiore quantità di dati a disposizione del Amministrazione Finanziaria.

La normativa sulla fatturazione elettronica prevede l’avvio dei seguenti obblighi:

• emissione della fattura elettronica obbligatoria dal 1 luglio 2018 per le cessioni di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni rese da subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici;
• emissione della fattura elettronica obbligatoria dal settembre 2018 nei confronti dei soggetti extra-UE per quanto riguarda le fatture emesse in ambito tax free shopping (ai sensi dell’art.4-bis del Decreto Legge 22 ottobre 2016, n. 193);
• emissione della fattura elettronica obbligatoria dal 1 gennaio 2019 per tutte le operazioni tra privati, persone fisiche e giuridiche.

Per effetto di quanto sopra indicato, vediamo ora di esaminare più in dettaglio le novità da un punto di vista della decorrenza degli obblighi:

Primo luglio 2018

Dal primo luglio 2018 l’obbligo di emissione della fattura elettronica e delle note di variazione ex art. 26 del D.P.R. n. 633/72, riguarda tutte le prestazioni aventi ad oggetto:

• le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motore;
• le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con un’amministrazione pubblica.

L’esigenza è quella di garantire la tracciabilità dei flussi finanziari e contrastare le frodi IVA che possono insinuarsi nelle varie fasi della filiera.

Si ricorda che la fattura elettronica è una normale fattura tra privati emessa, ricevuta, firmata e conservata in un qualunque formato elettronico in grado di assicurare l’autenticità dell’originale, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione pari a 10 anni.

Primo settembre 2018

L’obbligo della fatturazione elettronica in ambito tax free shopping è stato introdotto dall’art. 4-bis del Decreto n. 193/16 pertanto il nuovo obbligo riguarda la fatturazione elettronica per le cessioni di beni di importo superiore alla soglia di 155 euro, IVA inclusa, risultanti da un’unica fattura presso uno stesso punto vendita.

Infatti l’art. 38-quater del D.P.R. n. 633/72 dispone che “Le cessioni a soggetti domiciliati o residenti fuori dalla Comunità europea di beni per un complessivo importo, comprensivo dell’imposta sul valore aggiunto, superiore a 154,94 euro destinati all’uso personale o familiare, da trasportarsi nei bagagli personali fuori del territorio doganale della Comunità medesima, possono essere effettuate senza pagamento dell’imposta.”

Si tratta di un’importante misura di stimolo del commercio internazionale, volta ad attirare consumatori e favorire il turismo, in quanto il tax free shopping è un’agevolazione riservata ai residenti al di fuori della Comunità Europea che consente loro, di richiedere a rimborso l’IVA pagata sugli acquisti effettuati in Italia.

Si ricorda che per l’agevolazione prevista con il tax free shopping, è necessario che per l’acquisto in Italia:

• il bene sia acquistato da un privato cittadino;
• l’acquisto riguardi beni, e non di servizi, di importo superiore a 154,94 € IVA inclusa;
• il bene sia destinato al consumo personale o familiare;
• il bene trasportato nei bagagli personali al di fuori della Comunità Europea entro 3 mesi dall’acquisto;
• venga emessa regolare fattura.

Primo gennaio 2019

Con l’approvazione al Senato del Disegno di legge “Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2018 e bilancio pluriennale per il triennio 2018-2020” l’emissione della fattura elettronica da opzione diverrà obbligatoria per le operazioni effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita IVA, a condizione che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi siano poste in essere tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.

La fatturazione elettronica consiste nell’utilizzare gli standard previsti per la FatturaPA per tutte le operazioni intercorrenti tra i titolari di partita IVA e la Pubblica Amministrazione, ed ora anche per la formazione (XML), trasmissione e ricezione, tramite il Sistema di Interscambio, della fattura elettronica tra privati e la successiva conservazione digitale per dieci anni.

In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica tra gli operatori privati va ricordato che l’eventuale emissione della fattura in formato cartaceo è da ritenersi inesistente e il documento come non emesso.

Dall’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico sono esonerati solo i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del cosiddetto “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14.

Con riferimento alle predette scadenze di decorrenza dell’obbligo di emissione della fattura elettronica si ricorda che, in caso di inosservanza dell’obbligo trovano applicazione le previste dall’articolo 6 del Decreto Legislativo n. 417/97 che dispongono una sanzione amministrativa compresa tra il novanta e il centottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

Cosa è la fattura elettronica europea e il futuro

Che evoluzione ci attende con l’approvazione del nuovo formato di fattura elettronica europea?

Come sopra è stato ricordato, l’avvio del progetto FatturaPA è stato efficace ed innovativo, ma non avrà futuro perché pensato solo per una interazione con le Pubbliche Amministrazioni nazionali. Quindi il formato FatturaPA è destinato a un lento ma inesorabile declino  e potrà sopravvivere, per un medio periodo, solo in ambito di rapporti tra operatore economico e Pubblica Amministrazione nazionali.

Con la Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, e l’approvazione e pubblicazione della Norma Europea che ha definito gli standard, si riconosce che i formati in uso sono molteplici. Su questa base infatti il CEN è stato incaricato di definire un modello di dati semantico degli elementi essenziali della fattura, detta anche “core invoice”, e definire di una lista limitata di sintassi, per ognuno dei quali deve essere fornita anche la corrispondenza sintattica con il modello (la core invoice) che tutte le PA europee dovranno accettare.

In conseguenza di questo in ambito nazionale il Sistema di Interscambio ha iniziato ad evolversi vero un adattamento a quanto previsto dalla predetta Direttiva. È auspicabile che anche il formato italiano venga progressivamente allineato in termini di contenuto al modello europeo, in modo da garantire un passaggio graduale ai formati standard internazionali, ed aprendo così la strada ad un’evoluzione che è già segnata e porterà benefici sostanziali sia sul lato pubblico che su quello privato.

Recentemente, il 30 di settembre 2017, è terminata la consultazione pubblica promossa dall’Agenzia per l’Italia Digitale del CIUS-IT per la Core Invoice Usage Specification per l’Italia (CIUS-IT) la cui definizione è uno dei principali obiettivi del progetto eIGOR, eIGOR (eInvoicing GO Regional), progetto nazionale finanziato dalla Commissione Europea per abilitare il sistema di fatturazione elettronica nazionale allo scambio di fatture conformi allo standard comune europeo.

Quindi la fatturazione elettronica tra privati in ambito nazionale, auspicabilmente dal 1 gennaio 2019, si allineerà ai formati previsti dalla Norma Europea e dalla Direttiva 2014/55/UE che in ogni caso dall’aprile 2019 diventerà obbligatoria per tutte le Pubbliche Amministrazioni europee.